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Roboterisierung im Mittelstand – Chancen und Risiken für Bilanzierer und Controller

 

Das Thema „Digitalisierung“ nimmt auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) weiter Einzug. Ein Entwicklungsstrang bezieht sich auf die Roboterisierung, worunter der Einsatz von Robotic Process Automation fällt. Dieser Trend weckt sowohl Chancen als auch Risiken für die Berufsgruppe der Bilanzierer und Controller.

Die Kernfragen

  • Was ist unter Robotic Process Automation zu verstehen?
  • Was leistet Roboter-Software in mittelständischen Unternehmen?
  • Welche Herausforderungen gehen mit der Entwicklung einher?
  • Was bedeutet diese Entwicklung für die Berufsgruppe der Bilanzierer und Controller?
  • Wo liegen die Chancen und Risiken für Bilanzierer und Controller?
  • Welche Handlungsempfehlungen lassen sich für die Entscheidungsträger in KMU ableiten?

1. Ausgangssituation

Die Digitalisierung hält bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) in Deutschland weiter Einzug. Dennoch besteht bei vielen Unternehmen verständlicherweise noch Nachhol- und Handlungsbedarf dahingehend, existierende Technologien in Form von Informationssystemen oder Software für sich zu nutzen, um bestehende Unternehmensprozesse zu transformieren. So werden beispielsweise im Bundesland Nordrhein- Westfalen seit geraumer Zeit verschiedene Initiativen ins Leben gerufen, um speziell dem Mittelstand beim Thema „Digitalisierung“ in Form von Aufklärung durch Informationen, Schulungen und Workshops sowie öffentlichen Geldern (durch Kreditvergabe und Fondsförderung) unter die Arme zu greifen. Zudem machen Berufsverbände auf den digitalenWandel aufmerksam. [1]

Ein großer Digitalisierungsstrang ist die robotergesteuerte Prozessautomatisierung bzw. Robotic Process Automation (RPA), welche in der Lage ist, in weiten Teilen Unternehmensstrukturen und -prozesse – beispielsweise in den Bereichen Einkauf und Personal oder in den Bereichen Rechnungswesen, Finance/Treasury und Steuern – effizienter zu gestalten. Diese Effizienz wird vor allem durch eine Vollautomatisierung von Abläufen erreicht, was zu einer Verringerung von Kosten (Personalaufwand, schnellere Bearbeitung) und Risiken (u.a. manuelle Bearbeitungsfehler) führt.

Auch aus einer wirtschaftswissenschaftlichen Perspektive heraus zeigt sich das Thema dahingehend als interessant, als zwischen dem Wirtschaftssubjekt Mensch und dem Roboter keine klassische Prinzipal-Agenten-Beziehung (Auftraggeber- Auftragnehmer-Beziehung) mehr unterstellt werden kann. Denn dem Roboter fehlen der Individualismus, das rationale Handeln sowie das opportune Verhalten. Diese Erkenntnis verlangt ein Umdenken, da sich der Corporate-Governance- Schwerpunkt, d.h. die Unternehmenskontrolle/- steuerung, mehr auf das Verständnis für die Funktionsweise eines Roboters verlagert. [2]

Eine bedeutende Interessengruppe im Rahmen zunehmender Digitalisierungsbemühungen von KMU sind die Bilanzierer und Controller. Denn zum einen sind oder werden sie diejenigen sein, die RPA-Software programmieren, anwenden oder Arbeitsergebnisse beurteilen. Zum anderen werden sie von dieser beeinflusst. Dies lässt bereits eine starke Interdependenz (gegenseitige Abhängigkeit) von dieser Technologie zumindest erahnen.

2. Robotic Process Automation (RPA)

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist im engeren Sinne keine neue Technologie. Der Begriff „Roboter“ wird je nach Einsatzbereich und Anwendungsfall unterschiedlich definiert:

Im Unterschied zu dieser Art von Robotern, die sich tatsächlich physikalisch bewegen und aufgrund von Sensorik interagieren können (im klassischen Sinn Industrieroboter), liegt der technische Fokus von RPA auf der Software (im modernen Sinn Software-Roboter/Software-Bots). Konkret folgt dieser Roboter einer zuvor definierten Struktur, einem Muster oder einer Interaktion (Wechselbeziehung) in Form eines vorgegebenen Ablaufs von Arbeitsschritten. Durch die Programmierung der Software ist der Roboter in der Lage, Schrittfolgen nachzuahmen. Dabei existieren weder Programmierschnittstellen noch Schnittstellen mit dem bestehenden ERP-System. In der Regel erhält der Roboter einen eigenen Zugang zum ERP-System und interagiert somit als virtueller Mitarbeiter je nach Bedarf.

Praxishinweis: Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Programmierung der RPA-Software nicht nur beim Softwareanbieter verbleibt, sondern nach Angaben dieser Anbieter auch durch die eigenen Mitarbeiter im Unternehmen relativ einfach zu erlernen ist, da keine komplexe Programmiersprache erforderlich ist. Dies bietet die Möglichkeit, nach der Implementierung und dem Roll- Out dieser Software (Installierung über mehrere Hierarchieebenen) weitere Prozesse oder weitere Teil-Arbeitsschritte innerhalb dieser Prozesse selbst digital zu transformieren.

3. Aktuelle Entwicklungen

Die Anzahl von RPA-Anbietern auf dem Markt steigt stetig. Es zeichnen sich vor allem kleine Beratungshäuser mit einer vielseitigen Dienstleistungs-/ Produktpalette aus. Tabelle 1 gibt eine grobe Übersicht über mögliche Einsatzgebiete in Unternehmen, die existierenden Herausforderungen sowie die Lösungsmöglichkeiten durch RPASoftware, speziell für den Bilanzierungs- und Controllingbereich. [5] Im Mittelpunkt steht die Automatisierung von manuellen Prozessen, um die Bearbeitungszeit sowie die durch den Menschen verursachten Fehler zu reduzieren. [6]

Tabelle 1: RPA-Angebot
Einsatzgebiete Herausforderungen Lösungsmöglichkeiten
a) Verbuchung Kontoauszüge Unternehmen erhalten turnusgemäß Kontoauszüge von Banken zum größten Teil noch in Papierform. Diese müssen manuell buchhalterisch gewürdigt, kontiert und in ein ERP-System (z.B. SAP FI) gebucht werden. Digitaler Transfer von Kontoauszügen zwischen Banken und Unternehmen. Die Software erkennt die auf den Auszügen genannten Standardtransaktionen und verbucht diese im ERP-System automatisch (dies bezieht sich auch auf Fremdwährungsbuchungen).
b) Bearbeitungsprozess von Rechnungen Die Erfassung von Rechnungen (Eingang, sachliche Prüfung und Verbuchung) in der Kreditorenabteilung von Unternehmen unterliegt vielseitigenmanuellen Prozessen. Dies birgt Risiken u.a. in Form von Zahlungsverzug oder Fehlern bei der buchhalterischen Erfassung. Automatisierung der Rechnungsverarbeitung durch automatische Extraktion (Herauslösung) von Daten aus den Rechnungen und Integration in das ERP-System inklusive Prüfung und Validierung.
c) Vertragswesen Komplexe Verträge müssen gelesen, verstanden und deren Inhalt bilanziell gewürdigt werden. Software ist in der Lage, den Vertragsinhalt automatisiert zu identifizieren und anschließend zu bilanzieren, z.B. in Anwendungsfällen von Leasing- und Erlösrealisationssachverhalten.

 

4. Chancen und Risiken für Bilanzierer und Controller

Wie bereits angedeutet, werden Bilanzierer und Controller in ihrer Berufsausübung einerseits von der Roboterisierung erheblich beeinflusst, andererseits gestalten sie diese aber auch, und zwar von einer Implementierungsphase, über eine Testphase bis hin zum laufenden Tagesgeschäft. Aus Sicht von Bilanzierern und Controllern zeigen sich hinsichtlich des Einsatzes von RPA Software sowohl Chancen als auch Risiken. Die Tabelle 2 (unten) veranschaulicht diese überblicksartig. [7]

Tabelle 2: Chancen und Risiken
Chancen  
Nutzenmaximierung Durch den Einsatz von RPA-Software werden Bilanzierer/Controller stets auch ihren eigenen Nutzen maximieren können (Selbstzweck), sei es dadurch, dass ihnen Arbeit unmittelbar oder mittelbar abgenommen wird, Zeit für andere Tätigkeiten besteht oder die Stellung innerhalb des Unternehmens aufgrund des Wissensvorsprungs (Aufbau von Know-how) eine andere ist.
Übernahme/ Verlagerung von Verantwortung Bilanzierer/Controller übernehmen für den Input, das Arbeiten und das Ergebnis der Software Verantwortung und können ebenso den Gestaltungs- und Entscheidungsspielraum nutzen.
Eigene Fähigkeiten einbringen Bilanzierer/Controller tragen entscheidend zum Erfolg der Software-Funktion bei, da Fachkenntnisse eingebracht werden (Vorgabe von Arbeitsschritten, Mustererkennung etc.).
Risiken  
Implementierung, Überwachung und Erweiterung Aus Sicht von Bilanzierern/Controllern bedeutet der Einsatz von RPA-Software auch Mehraufwand. Dies vor allem mit Blick auf die Implementierungs- und Testphase eines solchen Produkts sowie teilweise Plausibilitätsprüfungen der Ergebnisse. Dies summiert sich bei weiteren Roll-Outs (Installierung über mehrere Hierarchieebenen) auf andere rechnungslegungs-/controllingrelevante Prozesse.
Mehr Aufgaben als vorher Nicht ausgeschlossen werden kann das Risiko, dass die Roboterisierung den Bilanzierer/Controller zwar unterstützt, ein Wegfall von Aufgaben jedoch dazu führen kann, andere Aufgaben zu übernehmen.
Fachlichen Anschluss verlieren Sollten sich Bilanzierer/Controller dem Thema nicht anschließen bzw. sogar verweigern, besteht das Risiko, den fachlichen Anschluss an diese Technologie zu verlieren (Verdrängung durch entsprechend qualifiziertes Personal).


Das Voranschreiten der digitalen Technologie- Transformation (von einer Teilautomatisierung bis zur Vollautomatisierung), einschließlich der Roboterisierung, wird konsequenterweise auch das künftige Berufsbild und Anforderungsprofil der Bilanzierer und Controller in den nächsten Jahren verändern. Auf den Punkt gebracht werden Bilanzierer und Controller weniger Datensammler/- aufbereiter und mehr Informationsanalysten/- interpreten. Demnach sollten Bilanzierer und Controller, die für den Input (in Form von Informationen und Daten) Sorge tragen, in der Lage sein, den Software-Roboter zu verstehen sowie den Output (in Form des Ergebnisses) zu beurteilen. Abgerundet wird das Profil insofern, als die Berufsgruppe sich entsprechende Programmierungsfähigkeiten dieser Software aneignen kann (siehe Kapitel 2).

RPA-Software unterstützt demnach bei strukturell einfachen und wiederkehrenden Tätigkeiten (z.B. bei der Buchung von Sachverhalten). Damit ersetzt die Software weniger einen Arbeitsplatz, sondern versetzt den Bilanzierer und Controller vielmehr in die Lage, sich auf andere anspruchsvollere Aufgaben, die sein Know-how, seine Fähigkeiten und Fachkenntnisse erfordern, zu konzentrieren. Die nicht mehr aufzuhaltenden rasanten Entwicklungen sollten durch die Berufsgruppe proaktiv angenommen und sämtliche skizzierten Vorteile genutzt werden.

5. Empfehlungen für Entscheidungsträger in KMU

Gesellschafter, Geschäftsführer und Management als Entscheidungsträger in KMU sollten dem Thema „Robotic Process Automation (RPA)“ zunächst offen gegenüberstehen und sich der gebotenen Technologie nicht entgegenstellen. Aktuelle Möglichkeiten können geprüft und das Potenzial genutzt werden. Da die Roboterisierung gegenwärtig in viele Bereiche und Prozesse des Rechnungswesens und Controllings Einzug hält, spricht sehr viel dafür, gerade das Fachpersonal wie Bilanzierer und Controller mit in den Implementierungsprozess einzubinden. Denn diese Mitarbeiter sind es, die anschließend im engeren Sinne als Anwender und im weiteren Sinne als Intermediär (Bindeglied) zwischen Entscheidungsträgern und Software-Technologie interagieren. Der Einsatz von RPA wird die Prozesslandschaft innerhalb des Unternehmens dahingehend reformieren, als manuelle Prozessschritte immer weiter durch eine gewisse Automatik ersetzt oder ergänzt werden.

Eine Entscheidung für Roboterisierung wird unter Risiko-Rendite-Gesichtspunkten dadurch gestärkt, dass durch eine nahezu vollständige Automatisierung von Prozessen direkte Kosten (z.B. Opportunitätskosten für alternative Einsatzmöglichkeiten von Mitarbeitern) und indirekte Kosten (z.B. Kontrolle/Überwachung) gespart sowie Effizienzgewinne und Wettbewerbsvorteile erzielt werden können. Auch die Corporate Governance des Unternehmens (die Unternehmenskontrolle/- steuerung) wird gestärkt, indem sich Aufgaben und Verantwortlichkeiten besser überwachen und skalieren (einstufen) lassen, Informations- und Delegationsrisiken abgebaut und sich Mitarbeiter nunmehr auf die wirklich wichtigen Tätigkeiten fokussieren können (Erhöhung der Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen).

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